PÄIVITETTY 20.07.2021

KURKIMÄEN KYLÄYHDISTYS RY

TIETOSUOJA JA REKISTERISELOSTE

Rekisterin pitäjä

Yhdistyksen nimi: Kurkimäen kyläyhdistys ry
Yhdistyksen sähköposti: kurkimaenkyla(at)gmail.com
www-sivut: www.kurkimaki.fi

Yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaavan nimi: Yhdistyksen sihteeri Sami Harju
Sähköposti: kurkimaenkyla(at)gmail.com
Puhelinnumero: nollaneljänolla 8291548

YHDISTYKSEN HENKILÖREKISTERIT JA KÄYTTÖTARKOITUKSET

JÄSENREKISTERI

Ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä ja yhteydenpitoa varten. Jäsenrekisteriin
kerättävät tiedot: Jäsenen nimi (henkilö- tai yhdistysjäsen), kotipaikka, puhelinnumero,
syntymävuosi sekä sähköpostiosoite.


Yhdistysjäsenen osalta kerätään puheenjohtajan, sihteerin tai
vastaavien toimihenkilöiden yhteystiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden
hoitamista ja tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole
mahdollista tunnistaa. Henkilötietojen keräämisen lainmukaiset edellytykset (lakisääteinen velvoite):
Pidämme yhdistyslain mukaista luetteloa yhdistyksen jäsenistä ja liittymällä jäseneksi henkilö antaa
suostumuksensa tietojen lisäämisestä rekisteriin.

SÄHKÖPOSTILISTAT JA SÄHKÖISET UUTISKIRJEET

Kurkimäen kyläyhdistyksen tehtävänä on kylän kehittäminen, kylää koskevista asioista tiedottaminen
sekä tapahtumien ja talkoiden järjestäminen. Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja jäsenten
tiedottamiseen. Rekisteriin kerätään jäsenen nimi sekä sähköpostiosoite. Henkilötietojen
lainmukaiset edellytykset: Jäsenrekisterin yhteydessä jäsenen halutessaan kerätään
sähköpostiosoite. Jäsen antaa tällöin suostumuksen tietojensa käsittelyyn. Perusteena on henkilön
oma suostumus.

HALLITUKSEN JÄSENTEN YHTEYSTIETOREKISTERI

Hallituksen jäsenten yhteystietorekisteriä ylläpidetään yhdistyksen toiminnan hoitoa varten.
Hallituksen jäsenten yhteystiedot; jäsenen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa
henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot kulujen maksua varten. Henkilötietojen lainmukaiset
edellytykset: Hallituksen jäsen antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön ottaessaan vastaan
hallituspaikan.

OSALLISTUJALISTAT

Osallistujalistoja käytetään tapahtuma- ja talkoojärjestelyissä yhteydenpitoa sekä tiedottamista
varten. Osallistujalistaan kerätään osallistujan nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä tarvittaessa
mahdolliset ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu, terveys). Osallistujalistan
perusteena henkilön oma suostumus.

YRITYSTEN YHTEISTIETOREKISTERI

Kurkimäen kyläyhdistys ry vastaa www.kurkimaki.fi sivuston ylläpidosta. Sivustolle myydään
yrityksille mainospaikkoja (sponsoriyritykset) sekä lisätään paikallisia yrityksiä (vapaaehtoinen
mainosmaksu). Yhteystietorekisteriä käytetään sivustolle lisättyjen yritysten yhteydenpitoa ja
laskutusta varten. Rekisteriin kerätään yrityksen nimi, yhteyshenkilö, puhelinnumero, osoitetiedot sekä sähköpostiosoite. Yritys hyväksyy rekisterin, kun yrityksen tiedot lisätään sivustolle. Perusteena
yrityksen oma suostumus.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tarvittaessa
tietoja voidaan luovuttaa tartuntatautilain nojalla terveydenhoitoviranomaisille esim. tilaisuuksissa tai
tapahtumissa tarvittavan tartuntaketjun jäljittämiseen tai altistuneiden tavoittamiseksi.

REKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET

Henkilötietoja säilytetään kyläyhdistyksen rekisterivastaavan tiedostoissa ja/tai verkkolevyllä. Tiedostot ovat tietokoneella ja/tai verkkolevyllä salasanan takan. Tietokoneet ovat suojattu palomuurilla ja niissä on ajanmukainen virustorjuntaohjelmisto.


Paperilomakkeilla kerätyt tiedot säilytetään omassa kansiossaan rekisterivastaavan kotona. Arkaluonteiset
tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin
tarvittavat tiedot. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen
mukaisesti

Yhdistyksessä tietoja käsittelee kyläyhdistyksen rekisterivastaava sekä yhdistyksen puheenjohtaja ja
tarvittaessa hallitus. Rekisterivastaava vastaa rekisterien ajantasaisuudesta päivittämällä yhteystietoja.
Yhteystietojen oikeellisuudesta ovat vastuussa myös rekisteröidyt henkilöt, joiden tehtävä on ilmoittaa
tietojen muutoksista.

Jäsenrekisterin henkilötiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot
poistetaan rekisteristä. Hallituksen jäsenen yhteystiedot säilytetään hallituskauden ajan. Hallituksen jäsenen
tiedot poistetaan hänen jättäessään tehtävät hallituksessa.

Yhteystietorekisterien ja sähköpostilistojen tiedot säilytetään niin kauan, kuin yhteistyö sitä vaatii.
Vanhentuneet tiedot poistetaan heti. Osallistujalistat hävitetään, kun yhteydenpito ei ole enää tarpeen
tilaisuuteen tai aiheeseen liittyen.

REKISTERIN KÄYTTÄJÄN VELVOLLISUUDET

Rekisterin käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus. Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä
suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai
taloudellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja.
Kurkimäen kyläyhdistys ry ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista välittömästi henkilökohtaisesti
niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET TARKISTAA JA KORJATA TIETOJA SEKÄ TULLA UNOHDETUKSI

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Tiedot
näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alaikäisten lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän
henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten
tietojen oikaisua, peruuttaa suostumuksensa tai vaatia omien tietojensa poistamista sekä vaatia
henkilötietojensa käytön rajoittamista.Nämä toimenpiteet suoritetaan ottamalla yhteyttä Kurkimäen kyläyhdistys ry:n rekisterivastaavaan
sähköpostilla kurkimaenkyla@gmail.com. Puhelimitse tietoja ei korjata mahdollisten
väärinkäytösten välttämiseksi

OIKEUS TULLA UNOHDETUKSI

Kullakin on oikeus halutessaan pyytää poistamaan kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristä, ottamalla
yhteyttä yhdistyksen rekisterivastaajaan, lukuun ottamatta jäsenrekisterin pakollisia tietoja.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISILLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.